PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENJUALAN TUNAI DENGAN MENGGUNAKAN MODEL RESOURCE EVENT AGENT ( REA ) SEBAGAI
ALAT BANTU PADA BENGKEL MANDIRI MOTOR
ABSTRAK
Penelitian
ini bertujuan untuk memberikan gambaran tentang teknik perancangan sistem
informasi akuntansi menggunakan diagram REA untuk siklus penjualan tunai pada Bengkel
Mandiri Motor dan pembuatan database tahap awal berupa pembuatan tabel, atribut dan aplikasi penjualan sederhana
Metode yang digunakan dalam penelitian
ini dengan melakukan observasi,wawancara,
dan studi pustaka. Peneliti menggunakan analisis deskriptif yaitu menganalisis
masalah dengan cara mendeskripsikannya melalui penggunaan model REA berupa
diagram-diagram.
Berdasarkan
hasil pembuatan model REA dapat kita
ketahui bahwa untuk membuat diagram REA perlu melalui tahap berikut ini;
(1).perlunya diketahui aktivitas-aktivitas yang terjadi di Bengkel Mandiri
Motor, (2).mengindentifikasi event
dan mengorganisir kegiatan tersebut, (3).mengindentifikasi resource dan agent yang
terlibat dalam kegiatan tersebut, dan
(4).mengindentifikasi hubungan antara resource,
event dan agent. Adapun peristiwa (events) yang terjadi adalah mencatat
permintaan pelanggan, melakukan penjualan tunai, dan menerima pembayaran.
Selanjutnya resource yang dipengaruhi oleh events, yaitu sumber daya jasa,
sumber daya persediaan, dan sumber daya kas. Sedangkan agents yang terlibat
adalah pendaftaran, mekanik, sparepart counter, pelanggan, dan kasir. Setelah
pembuatan diagram REA maka tabel yang terbentuk berjumlah 17, jumlah tabel
tersebut didapat dari jumlah entity yang berjumlah 11 entity dan 6 relationship
N:M.
Dengan
dibuatnya aplikasi penjualan sederhana ini bisa membantu proses penjualan dalam
perusahaan, sehingga sistem penjualan bisa lebih efektif dan efisien dari
sebelumnya. Dan juga mengurangi adanya manipulasi pencatatan transaksi pada
perusahaan.
Kata kunci : REA,
Sistem Informasi Penjualan Tunai, VB 6.0 dan ms.
access
PENDAHULUAN
Saat ini penggunaan
komputer dalam sistem informasi akuntansi merupakan keharusan untuk
memperlancar aktivitas-aktivitas dalam perusahaan agar pelaksanaan dapat lebih
cepat, akurat, dan efisien. Walaupun komputer memerlukan investasi yang lebih
besar daripada manusia, namun kecepatan prosesnya memungkinkan dapat menekan
biaya yang timbul. Kebutuhan akan teknologi informasi sangat penting dalam
semua kegiatan, salah satunya adalah kegiatan bisnis. Manfaat dari informasi
yang didapatkan dari kegiatan bisnis dalam tingkatan manajemen yaitu sebagai
dasar pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem informasi, penyajian informasi
yang sangat dibutuhkan tersebut bisa dengan cepat didapat / tepat waktu,
akurat, dan relevan.
Perananan
sistem informasi akuntansi sangat dibutuhkan, karena merubah dari pencatatan
yang manual ke pencatatan yang terkomputerisasi. Pada organisasi kecil yang
hanya mengolah data keuangan saja, SIA (sistem informasi akuntansi) hampir
mewakili semua SIM (sistem informasi manajemen). Pada organisasi besar, SIA
merupakan subsistem dari SIM dan merupakan subsistem yang terpenting dari SIM.
Penggunaan
model untuk merancang sistem informasi sangat diperlukan sebagai dasar , yaitu
: model Entity Relationship Diagrams, Data Flow Diagram (DFD), flowchart, dll.
Dimana dimasing-masing model mempunyai kelebihan dan kekurangan. Dari berbagai
model tersebut tidak satupun yang bisa menangkap data yang bersifat non
keuangan.
Pada
tahun 1982 , McCarthy mengembangkan model REA (Resources Events Agents) yang
digunakan untuk merancang sistem informasi akuntansi. Dimana model ini dapat menangkap infomasi keuangan, non
keuangan, dan relasi antara proses bisnis. Tujuan penelitian ini ditujukan untuk memberikan
gambaran tentang teknik perancangan sistem informasi akuntansi menggunakan
diagram REA untuk siklus pendapatan pada “Bengkel
Mandiri Motor” dan pembuatan database tahap awal
berupa pembuatan tabel, atribut dan aplikasi penjualan sederhana.
TINJAUAN PUSTAKA
“Perancangan adalah
kemampuan untuk membuat spesifikasi umum dan terinci dari beberapa alternatif
pemecahan masalah yang telah dipilih selama tahap analisis.” Menurut Susanto Azhar
(2004:332), “perancangan adalah spesifikasi umum dan terinci dari pemecahan
masalah berbasis komputer yang telah dipilih selama tahap analisis.” Menurut
Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:51), “perancangan adalah kemampuan untuk membuat
beberapa alternatif pemecahan masalah.”
“Sistem adalah suatu
kesatuan prosedur atau komponen yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya,
bekerja bersama-sama sesuai dengan aturan yang diterapkan sehingga membentuk
suatu tujuan yang sama”. Menurut Jogiyanto
(2005:1) “sistem
adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu
sasaran yang tertentu.”
Menurut John Burch dan Gray Grudnitski (2005) yang
dimaksud dengan perancangan sistem adalah “Desain sistem dapat didefinisiskan
sebagai penggambaran, perancangan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.”
Menurut Jogiyanto (2005;11), “Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Definisi akuntansi menurut Soemarso (2004:3),
“akuntansi adalah proses mengidentifikasi, mengukur dan
melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan
yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.”
Menurut Abdul Hafiz Tanjung (2008:3), “akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan,
peringkasan, dan penganalisisan data keuangan suatu organisasi.”
Menurut Ely Suhayati dan Sri Dewi Anggadini (2009:2),
“akuntansi adalah proses yang terdiri dari identifikasi, pengukuran, dan
pelaporan informasi ekonomi.”
Akuntansi
merupakan bahasa dalam bisnis. Setiap perusahaan menerapkan sebagai alat
komunikasi. Menurut Kieso (2005), sistem informasi akuntansi adalah “The system
of collecting and processing transction and disseminating financial information
to interested parties.”
Definisi
menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin, “SIA adalah suatu komponen
organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis,
mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial
yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara
prinsip adalah manajemen).”
Menyusun
Diagram REA
Dalam
rangka menyususn diagram REA diperlukan informasi tentang: resource, event,
agent, dan kebijakan perusahaan. Informasi tersebut dapat diperoleh dengan
mewawancarai pihak manajemen. Karena aktivitas perencanaan, pengawasan, dan
pengevaluasian yang ditangani manajemen untuk setiap perusahaan berbeda.
Untuk
menggambarkan diagram REA, kertas dibagi tiga kolom, satu kolom untuk setiap
entity. Gunakan kolom kiri untuk resource, kolom tengah untuk event, dan kolom
kanan untuk agent. Penggambaran event sebaiknya diurutkan dari atas ke bawah
berdasarkan aktivitas. Langkah-langkah untuk menyusun diagram REA suatu siklus
transaksi adalah:
a.
Tentukan
pasangan aktivitas yang saling memberi dalam siklus tersebut. Model
REA terdiri dari sepasang event, satu menambah resource dan yang
lain mengurangi resource. Tentukan event bisnis yang perlu
dimodelkan dalam siklus tersebut.
b.
Tentukan resource yang
dipengaruhi oleh event dan agent yang berpartisipasi pada event
tersebut. Setelah event ditentukan, resource yang dipengaruhi
oleh event tersebut ditentukan. Resource digambarkan pada kolom resource.
Kemudian gambarkan relationship antara entity resource dengan entity
event. Langkah selanjutnya menentukan agent yang berpartisipasi
dalam event. Akan selalu terdapat paling sedikit satu internal agent dan
external agent yang terlibat dalam event. Gambarkan relationship
untuk menunjukkan agent mana yang berpartisipasi dalam event tertentu.
Sedapat mungkin penggambaran agent tidak ganda.
Tetapkan cardinality
untuk setiap relationship. Cardinality yang ditentukan harus
mencerminkan perusahaan dan praktek bisnis yang dimodelkan.
Metode Penelitian
Konsep dalam penelitian ini adalah berkaitan dengan
perancangan pembuatan Sistem Informasi Akuntansi pada “Bengkel Mandiri Motor”.
Data dikumpulkan melalui Observasi
yaitu dengan melihat kegiatan-kegiatan yang terjadi pada perusahaan khususnya
bagian yang terlibat dalam siklus penjualan,
Wawancara yaitu dengan mewawancarai bagian-bagian yang terlibat sehingga
mengetahui kegiatan masing-masing bagian di “Bengkel Mandiri Motor”.
Alat Analisis Yang Digunakan
Dalam
penelitian ini, peneliti menggunakan analisis deskriptif yaitu menganalisis
masalah dengan cara mendeskripsikannya dimulai
dengan membagi bagian-bagian yang ada dan pekerjaanya, alur jasa, rancangan
system informasi, pembuatan DFD, pembuatan diagram REA, serta pembuatan
database pada “Bengkel Mandiri
Motor”. Tipe entity
dalam model REA dibedakan dalam tiga kategori, yaitu: Resource, Event, dan Agent. Resources didefinisikan
sebagai sesuatu yang memiliki nilai ekonomis bagi organisasi tersebut
Dalam
rangka menyusun diagram REA, kertas dibagi tiga kolom, satu kolom untuk setiap entity. Gunakam kolom kiri untuk resource, kolom tengah untuk event, dan kolom kanan untuk agent. Penggambaran event sebaiknya diurutkan dari atas ke bawah berdasarkan urutan
aktivitas.
PEMBAHASAN
Prosedur
Pelayanan Penjualan Tunai yang Sedang Berjalan
Adapun prosedur sistem berjalan yang
terdapat pada sistem penjualan di Bengkel Mandiri Motor adalah sebagai berikut
:
Tabel
1 Bagian dan Pekerjaan yang sedang berjalan
|
Bagian yang ada pada
Bengkel Mandiri Motor
|
Pekerjaan Bagian |
|
1. Bagian Pendaftaran
|
-
Menerima Pelanggan
-
Mendengar keluhan
dari Pelanggan
-
Mencatat permintaan
pelanggan
-
Membuat Bon dan Work
Order (WO) 2 rangkap
-
Menyerahkan WO 1 dan
Kunci Motor ke Bagian Mekanik
-
Mengarsip tetap WO 2
-
Menyerahkan Bon 1 ke
Pelanggan
-
Mengarsip tetap Bon 2
|
|
2.
Bagian
Mekanik
|
- Menerima
WO 1 dan Kunci Motor dari Bagian Pendaftaran
- Melakukan
servis
- Jika
ada pergantian sparepart
- Memberitahu
mengenai pergantian sparepart ke pelanggan
- Mencari
sparepart yang dibutuhkan
- Mencatat
perubahan harga pada WO 1
- Melakukan
pemasangan sparepart
- Melakukan
test jalan setelah servis selesai
- Memberitahu
informasi tentang servis berkala ke pelanggan
- Menyerahkan
WO 1 dan Kunci Motor ke Bagian Kasir
|
|
3.
Bagian
Kasir
|
- Menerima
WO 1 dan Kunci Motor dari Bagian Mekanik
- Menerima
Bon 1 dari Pelanggan
- Mencocokkan
WO 1 dengan Bon 1
- Menerima
pembayaran dari pelanggan
- Menyerahkan
Kunci Motor ke Pelanggan
- Mengarsip
tetap WO 1 dan Bon 1
|
Dokumen Yang Digunakan
1. Work
Order (WO)
2. Kunci
Motor
3. Bon
Alur Data Penjualan
Tunai yang Sedang Berjalan (Flowchart) Bengkel Mandiri Motor
Ket : WO
= Work Order
Sumber : Bengkel Mandiri Motor
Gambar 1 Bagian
Pendaftaran
Lanjuatan
Ket : WO
= Work Order
Sumber : Bengkel Mandiri Motor
Gambar 2 Bagian Mekanik
Lanjutan
Ket : SPK
= Surat Persetujuan Kerja
Sumber : Bengkel Mandiri Motor
Gambar 3 Bagian Kasir
Evaluasi Sistem
Sistem
akuntansi sangat penting bagi perusahaan, karena menggambarkan atau
mendeskripsikan sistem pencatatan yang manual ke pencatatan yang berupa bagan
alus flowchat ke bentuk yang lebih terkomputerisasi dari sistem yang
sebelumnya. Sistem akuntansi hampir mewakili semua informasi yang ada selama
perusahaan tersebut berjalan. Penggunaan bagan alur berupa flowchart untuk
merancang sistem informasi sangat diperlukan sebagai dasar pengambilan
keputusan.
·
Kekurangan Sistem
Akuntansi Penjualan Tunai
Dalam
sistem akuntansi penjualan tunai Bengkel Mandiri Motor memiliki kekurangan
yaitu:
a. Pada
saat pelanggan akan melakukan servis, bagian pendaftaran tidak membuat kartu
antri, sehingga akan terjadi penumpukan order dan tidak tertib.
b. Pada perusahaan system tidak berjalan efektif pada bagian pendaftaran dan bagian kasir karena
dokumen bon 2
diarsip tetap pada bagian pendaftaran dan dokumen bon 1 diarsip tetap pada bagian kasir sehingga pelanggan
tidak memiliki bukti dan bengkel mengarsip 2 bukti yang sama.
c. Pada
perusahaan tersebut tidak ada bagian sparepart counter, dimana dengan adanya
bagian ini dapat mencegah terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh pihak dalam.
d. Pada
perusahaan yang bersangkutan, sistem penjualan ada beberapa resiko yang harus
dihadapi seperti manipulasi transaksi, kecurangan.
Karena
adanya beberapa kelemahan pada sistem penjualan pada Bengkel Mandiri Motor,
maka diambil suatu keputusan untuk berusaha memberikan beberapa usulan sistem
penjualan agar bisa lebih efektif dan efisien dari sebelumnya. Dikatakan bisa
lebih efektif karena mengusulkan sistem yang baru dengan menggunakan aplikasi
sederhana untuk sistem penjualannya. Lebih efisien karena bisa lebih
mempersingkat waktu dalam sistem penjualannya.
Selanjutnya
mengusulkan beberapa sistem yang baru untuk perusahaan, dengan tujuan sistem
usulan dapat bermanfaat bagi perusahaan. Tidak hanya mengusulkan sistem
prosedur, penulis juga mengusulkan sistem alur data, entity relationship
diagram, pembuatan diagram REA untuk mempermudah dalm proses aplikasi dan
terutama berusaha semaksimal mungkin membuat suatu aplikasi sederhana bagi
sistem penjualan perusahaan.
Disini
penulis akan mengusulkan sistem penjualan pada Bengkel Mandiri Motor yang
bertujuan untuk memperbaiki sistem sebelumnya yang ada pada perusahaan, dengan
maksud agar dengan adanya sistem yang baru ini bisa menambah pendapatan
perusahaan. Usulan-usulan yang diberikan berdasarkan hasil analisis sistem
sampai ke tahap database dan pembuatan aplikasi penjualan secara sederhana.
Prosedur Penjualan
Tunai yang diusulkan
Tabel
2 Bagian dan Pekerjaan yang diusulkan
|
Bagian yang ada pada
Bengkel Mandiri Motor
|
Pekerjaan Bagian |
|
1.
Bagian
Pendaftaran
|
-
Menerima Pelanggan
-
Mendengar keluhan
dari Pelanggan
-
Mencatat permintaan
pelanggan
-
Membuat Kartu Antri
(KA) dan Work Order (WO)
-
Menyerahkan WO
bersama Kunci Motor ke Bagian Mekanik
-
Menyerahkan KA ke
Pelanggan
|
|
2.
Bagian
Mekanik
|
- Menerima
WO bersama Kunci Motor dari Bagian Pendaftaran
- Melakukan
servis
- Jika
ada pergantian sparepart
- Memberitahu
mengenai pergantian sparepart motor ke pelanggan
- Lapor
ke sparepart counter
- Menyerahkan
WO ke Bagian Sparepart Counter
- Menerima
WO bersama Sparepart dari Bagian Sparepart Counter
- Melakukan
pemasangan sparepart
- Melakukan
test jalan setelah servis selesai
- Memberitahu
informasi tentang servis berkala ke pelanggan
- Menyerahkan
WO bersama Kunci Motor ke Bagian Kasir
|
|
3.
Bagian
Sparepart Counter
|
- Menerima
WO dari Bagian Mekanik
- Memeriksa
dan mencari sparepart motor yang diminta
- Mencatat
perubahan harga pada WO
- Menyerahkan
WO bersama sparepart ke Bagian Mekanik
|
|
4.
Bagian
Kasir
|
- Menerima
WO bersama Kunci Motor dari Bagian Mekanik
- Menerima
KA dari Pelanggan
- Mencocokkan
WO dan KA
- Menerima
pembayaran dari pelanggan
- Melakukan
penjurnalan dan menghasilkan Bon 2 rangkap
- Menyerahkan
Bon 1 bersama Kunci Motor ke Pelanggan
- Mengarsip
tetap WO, dan Bon 2
|
Dokumen Yang Digunakan
1. Work
Order (WO)
2. Kartu
Antri (KA)
3. Bon
Alur Data Penjualan Tunai
yang diusulkan (Flowchart) Bengkel Mandiri Motor
Ket : WO
= Work Order
KA
= Kartu Antri
Gambar 4 Bagian Pendaftaran
Lanjutan
Ket : WO
= Work Order
KA
= Kartu Antri
Gambar 5 Bagian Mekanik
Lanjutan
Ket : WO
= Work Order
KA = Kartu Antri
Gambar 6 Bagian
Sparepart Counter
Lanjutan
Ket : WO
= Work Order
KA
= Kartu Antri
Gambar 7 Bagian Kasir
Model Logika Penjualan
Tunai (Data Flow Diagram) yang Diusulkan
Gambar 8 Diagram Zero
Rancangan Sistem
Informasi
Pembahasan
rancangan sistem informasi layanan ini terfokus pada perancangan database
konseptual menggunakan model REA dan aplikasi program. Perancangan diawal
dengan penjabaran aktivitas-aktivitas yang terjadi pada sistem penjualan tunai.
Aktivitas-aktivitas
penjualan tunai pada Bengkel Mandiri
Motor:
1.
Pelanggan datang ke
bengkel untuk mendapatkan jasa, baik jasa perbaikan, penggantian oli atau
sparepart, maupun pembelian aksesoris dari bengkel.
2.
Begian pendaftaran menyapa
dan menerima pelanggan yang datang ke bengkel tersebut.
3.
Setelah bagian
pendaftaran mencatat keluhan dari pelanggan, lalu bagian mekanik melakukan
servis,
4.
Kemudian pelanggan
melakukan pembayaran.
5.
Sedangkan jika ada
pergantian oli atau sparepart, maka akan dilaporkan ke bagian Sparepart Counter
untuk diperiksa dan dicari apakah sparepart motor yang diminta pelanggan ada
atau tidak
6.
Setelah motor pelanggan
selesai diservis, pelanggan lalu melakukan pembayar jasa beserta sparepart yang
telah diminta.
7.
Kasir menerima pembayaran atas penjualan jasa
dan sparepart motor yang diminta oleh pelanggan dan membuat bon penjualan 2
lembar. Bon penjualan lembar 1 diberikan kepada pelanggan dan bon penjualan
lembar 2 diarsip.
Model REA Aktivitas
Sebelum
menggambarkan model REA, ada beberapa langkah dan beberapa manfaat mengapa
penulis menggunakan model REA sebagai alat bantu dalam sistem penjualan
perusahaan.
Implementasi
dari Aplikasi REA
1.
Dengan adanya diagram REA
ini bisa terlihat lebih jelas tugas-tugas atau posisi yang ada dalam
perusahaan.
2.
Secara akuntansi dengan
menggunakan REA dan pengaplikasian REA terhadap database dan programnya bisa
mempermudah proses transaksi.
3.
Dengan adanya REA dan
aplikasi dokumen-dokumen atau data-data yang terproses bisa tersimpan sesuai
kurun waktu yang diinginkan tanpa takut data penting hilang atau tertumpuk data
yang lainnya.
4.
Bisa secara langsung
mengetahui jumlah barang yang terjual tanpa harus mengecek stock barang
satu-persatu.
5.
Dengan diagram REA dan
aplikasi pihak intern bisa langsung mengetahui total pendapatan setiap harinya
tanpa harus membuka dokumen-dokumen.
Langlah-Langkah Membuat
Model REA adalah:
1.
Mengidentifikasi dan
mengorganisir peristiwa-peristiwa operasi (events) yang harus dimasukkan ke
dalam model tersebut menurut urutan kejadiannya.
Peristiwa-peristiwa
operasi dalam aktivitas penjualan ini adalah:
a. Adanya
permintaan jasa dari pelanggan
b. Memeriksa
dan mencari persediaan apabila ada jasa yang menggunakan persediaan barang (co:
pergantian oli)
c. Melakukan
jasa servis
d. Menerima
pembayaran
Dari
keempat peristiwa operasi tersebut, kemudian dipadatkan menjadi tiga kegiatan,
yaitu:
a. Permintaan
jasa dari pelanggan (2 kegiatan, yaitu permintaan jasa dari pelanggan dan memeriksa
persediaan dijadikan satu)
b. Melakukan
servis
c. Menerima
pembayaran
Setelah
itu memadukan peristiwa-peristiwa operasi tersebut, sehingga diagram REA untuk
kegiatan penjualan sparepart motor yaitu:
Gambar
9 Peristiwa Yang Terjadi
1. Mengidentifikasi
sumber daya (resource) dan agen-agen (agent) yang terlibat dalam setiap
peristiwa operasi.
Dari proses jasa
penjualan tersebut, dapat dilihat sumber daya yang dipengaruhi oleh peristiwa
penjualan adalah penggunaan sumber daya jasa, sumber daya persediaan, dan juga
sumber daya kas yang bertambah akibat peristiwa ini. Adapun, agen-agen yang
terlibat dalam aktivitas jasa penjualan tunai Bengkel Mandiri Motor adalah:
a. Pelanggan
b. Pendaftaran
c. Mekanik
d. Sparepart
Counter
e. Kasir
2. Mengidentifikasi
hubungan diantara sumber daya (Resource), peristiwa-peristiwa (events) dan
agen-agen (agents).
Dalam tahap ini
dibangun rancangan model REA aktivitas penjualan Bengkel Mandiri Motor. Dalam
rancangan ini terdapat tiga sumber daya yaitu sumber daya jasa, sumber daya persediaan,
dan sumber daya kas. Didalam pandangan rantai nilai, relasi antara tiga sumber
daya tersebut identik dengan give-get relationship, apabila salah satu sumber
daya mengalami perubahan maka akan berdampak sama pada perubahan sumber daya
yang lainnya.
Sumber daya jasa
berelasi dengan beberapa peristiwa operasi, yaitu:
a. Pelanggan
melakukan permintaan jasa
b. Mekanik
melakukan jasa servis
c. Sparepart
Counter memeriksa dan mencari sparepart
d. Kasir
Sumber daya persediaan berelasi dengan
beberapa peristiwa operasi, yaitu:
a. Pelanggan
melakukan permintaan jasa
b. Mekanik
melakukan servis
c. Sparepart
Counter memeriksa dan mencari sparepart
d. Kasir
Sumber
daya kas berelasi dengan satu peristiwa operasi yaitu menerima pembayaran
dimana pembayaran dilakukan secara tunai.
Efektif dan Efisien
Menggunakan Model REA dalam Penyusunan Sistem Penjualan
Dengan
menggunakan alat bantu REA terdapat
perbedaan antara sebelum dan sesudah suatu transaksi menggunakan sistem ini.
Dibawah ini akan dijelaskan efektif dan efisien sebelum dan sesudah menggunakan
REA:
Tabel
3 Perbandingan Sebelum dan Sesudah Menggunakan REA
|
Efektif dan Efisien
Penggunaan REA
|
Sebelum
|
Sesudah
|
|
1. Dilihat
dari sistem penjualannya
|
Terdapat
banyak kesalahan pencatatan pada bon yang dibuat.
|
Mengurangi
kesalahan dalam pencatatan karena transaksi langsung terinput dalam database.
|
|
2. Dilihat
dari pendapatan yang diterima oleh perusahaan
|
Karena
ada kesalahan dalam pencatatan, maka pendapatan yang diperoleh tidak sesuai
dengan sparepart yang dikeluarkan.
|
Pendapatan
perusahaan bisa langsung terkontrol oleh pimpinan, karena semua transaksi
dapat dilihat dalam database yang tersimpan secara otomatis.
|
|
3. Dalam
hal penyimpanan data transaksi
|
Data
yang berisi transaksi bisa hilang karena tidak adanya penyimpanan secara
lansung.
|
Data
tidak akan hilang kecuali pimpinan perusahaan menghapus data transaksinya.
|
|
4. Kecurangan
dalam transaksi
|
Dengan
sistem yang masih manual, karyawan bisa melakukan manipulasi transaksi dengan
menambah sparepart yang keluar atau yang masuk.
|
Mengurangi
tindakan manipulasi penjualan, karena penjualan tidak bisa seenaknya merubah
jumlah sparepart yang keluar dan masuk.
|
|
5. Kebijakan
yang telah diterapkan
|
Tidak
bisa mengontrol dengan baik apakah kebijakan perusahaan telah dilakukan
dengan baik atau belum.
|
Dengan
adanya kardinalitas dalam REA bisa mengontrol hubungan atau ketepatan
kebijakan yang dilakukan oleh agent yang bertanggung jawab.
|
Pembuatan Diagram REA
Langkah-langkah
untuk menyusun diagram REA suatu siklus transaksi adalah:
1. Menentukan
pasangan aktivitas yang saling memberi dalam siklus penjualan. Model REA
terdiri dari pasangan event, satu menambah resource dan yang lain mengurangi
resource.
2. Menentukan
resource yang dipengaruhi oleh event dan agent yang berpartisipasi pada event.
Setelah event ditentukan, resource yang dipengaruhi oleh event tersebut
ditentukan. Kemudian gambarkan relationship antara entity resource dengan
entity event.
3. Menetapkan
cardinality untuk setiap relationship. Cardinality yang ditentukan harus
mencerminkan perusahaan dan praktek bisnis yang dimodelkan.
4. Setelah
entity resource, entity event, dan entity agent telah ditentukan, relationship
dan cardinality juga telah dipasangkan atau dihubungkan maka kemudian dibuat
relation duality dimana ini merupakan timbak balik antara give dan take yang
terjadi dalam model REA.
Gambar 10
Pembuatan Diagram REA Proses Penjualan Tunai
Setelah
diketahui kegiatan/aktivitas yang terjadi, sumber daya, dan pelaku yang
terlibat, selanjutnya adalah menempatkan entity resource pada sisi kiri, entity
event di tengah, dan entity agent pada sisi sebelah kanan. Pada sisi kiri atau
entity resource di dapatkan entity jasa, persediaan, dan kas. Untuk sisi tengah
didapatkan entity events mencatat permintaan pelanggan, melakukan penjualan
tunai, dan menerima pembayaran. Sedangkan disisi kanan, didapatkan entity agent
pendaftaran, mekanik, sparepart counter, kasir, dan pelanggan. Dimana antara
entity resource, event, dan agent tersebut saling berhubungan satu sama lain
karena menunjukkan hubungan suatu kejadian ekonomi.
Gambar 11 Diagram REA dengan
Kardinalitas
Pembuatan Tabel
dan Atribut pada Diagram REA
Diagram
REA yang dihasilkan terdiri dari sebelas entity dan enam relationship N:M (jasa
dan mencatat permintaan pelanggan, persediaan dan mencatat permintaan
pelanggan, jasa dan melakukan penjualan tunai, persediaan dan melakukan penjualan
tunai, mencatat permintaan pelanggan dan melakukan penjualan tunai, melakukan
penjualan tunai dan menerima pembayaran). Sehingga dalam menerapkan diagram REA
ke database relational masing-masing entity dan relationship N:M dijadikan
tabel, yang jumlahnya ada tujuh belas tabel.
Langkah
selanjutnya mencantumkan atribut pada masing-masing tabel, tentukan atribut
primary key untuk setiap tabel. Langkah terakhir adalah mengimplementasikan
relationship 1:1 dan 1:N dengan atribut foreign key.
Tabel 4 Tabel dan
Atribut database Awal
|
NO
|
NAMA
TABEL
|
ATRIBUT ( Primary Key, foreign
key, dll)
|
|
1.
|
Jasa
|
Kode Jasa, Nama Jasa, Tarif
|
|
2.
|
Persediaan
|
Kode
Sparepart, Nama
Sparepart, Jumlah Barang, Harga
|
|
3.
|
Kas
|
Nomor
Akun, Tanggal Transaksi, DK,
Saldo
|
|
4.
|
Mencatat Permintaan
Pelanggan
|
No
Permintaan, Tanggal Transaksi,
Nama Pegawai Mekanik, Nama Pegawai Kasir, No Polisi
|
|
5.
|
Melakukan Penjualan
Tunai
|
No WO, Tanggal Transaksi, Tanggal Selesai,
Nama Pegawai Mekanik, Nama Pegawai Kasir.
|
|
6.
|
Menerima Pembayaran
|
No Bon, Tanggal Transaksi, Nama Pegawai Kasir, Nama Jasa, Nama Sparepart
yang diminta, Total Pembayaran.
|
|
7.
|
Pendaftaran
|
No
Pegawai, Nama Karyawan, Alamat,
No. Telp
|
|
8.
|
Mekanik
|
NIP, Nama Mekanik, Alamat, No. Telp
|
|
9.
|
Sparepart Counter
|
No Pegawai, Nama Karyawan, Alamat, No. Telp
|
|
10.
|
Kasir
|
No Pegawai, Nama Karyawan, Alamat, No Telp
|
|
11.
|
Pelanggan
|
No
Polisi, jenis
kendaraan, Nama Sparepart yang diminta, Nama Jasa, Nama Pelanggan
|
|
12.
|
Jasa - Mencatat
Permintaan Pelanggan
|
Kode Jasa,
No Permintaan
|
|
13.
|
Jasa - Melakukan
Penjualan Tunai
|
Kode
Jasa, No WO
|
|
14.
|
Persediaan - Mencatat
Permintaan Pelanggan
|
Kode
Sparepart, No Permintaan
|
|
15.
|
Persediaan -
Melakukan Penjualan Tunai
|
Kode
Nomor Sparepart, No WO
|
|
16.
|
Mencatat Permintaan
Pelanggan-Melakukan Penjualan Tunai
|
No
Permintaan, No WO
|
|
17.
|
Melakukan Penjualan
Tunai – Menerima Pembayaran
|
No WO, No
Bon
|
Perlakuan Akuntansi atas Penjualan
Pencatatan (Jurnal Penjualan)
Penjualan
dicatat pada saat pengakuannya, yaitu : sesuai tanggal yang tertera di pencatatannya. Adapun jurnal atas
penjualan adalah sebagai berikut:
1.Jurnal
atas penjualan barang dagangan
Kas
(debit) Rp130.000
Penjualan (kredit) Rp130000
Penjualan (kredit) Rp130000
2.Jurnal
atas penjualan jasa
Kas (debit) Rp30.000
Pandapatan (kredit) Rp30.000
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan perancangan sistem
informasi penjualan tunai pada Bengkel Mandiri Motor, maka dapat penulis
simpulkan bahwa:
1.
Berdasarkan hasil
pembuatan REA dapat kita ketahui bahwa untuk membuat diagram REA melalui
tahapan yaitu:
a. Pembuatan
SA (Sistem Informasi yang terdiri dari 4 bagian yaitu bagian pendaftaran,
bagian mekanik, bagian sparepart counter, dan bagian kasir.
b. Pembuatan
DFD (Data Flow Diagram) yang terdiri dari Diagram Konteks dan Diagram Zero.
c. Pembuatan
REA yang terdiri dari 4 langkah yaitu:
1)
Perlunya diketahui
aktivitas-aktivitas yang terjadi di Bengkel Mandiri Motor.
2) Mengindentifikasi yang
termasuk dalam resource yaitu persediaan dan kas kemudian agent yaitu pelanggan, pendaftaran, mekanik,
sparepart counter, dan kasir yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
3) Mengindentifikasi event
yaitu mencatat permintaan
pelanggan, melakukan penjualan tunai, dan menerima pembayaran serta mengorganisir kegiatan
tersebut.
4)
Menghubungkan kejadian
ekonomi antara resource
( persediaan dan kas ) , event (
mencatat permintaan pelanggan, melakukan penjualan
tunai, dan menerima pembayaran serta mengorganisir kegiatan tersebut ) dan
agent ( pelanggan, pendaftaran, mekanik, sparepart
counter, dan kasir ) .
2. Pembuatan
Tabel, atribut, dan program dari database setelah diagram REA pada perusahaan
telah dibuat dengan efektif dan efisien dari sistem sebelumnya. Dikatakan lebih
efektif karena dengan alat bantu REA dan
aplikasi yang dibuat pada sistem informasi penjualan telah dibuat agar tidak
membuang waktu banyak karena adanya aplikasi yang mempermudah proses penjualan,
mengurangi terjadinya kesalahan dalam perhitungan yang dilakukan oleh manusia,
dimana dengan aplikasi ini perusahaan bisa lebih memaksimalkan pendapatan karena
perhitungan dilakukan secara tepat, dan mampu mengurangi biaya pengeluaran,
misal pemesanan nota – nota,bon dan faktur seperti sebelumnya. Dan dikatakan
lebih efisien karena dapat mencapai pendapatan yang maksimal dengan penjualan
yang lebih banyak dari sebelumnya, dimana dengan menggunakan alat bantu REA dan
aplikasi ini sistem penjualan bisa lebih cepat dilakukan oleh seorang penjualan
sehingga bisa menambah pendapatan perusahaan dan pengeluaran yang minimal karena perusahaan
bisa mengurangi pembelian nota atau bon atau pembayaran gaji karyawan yang
melebihi kapasitas perusahaan.
Saran
Untuk memperbaiki beberapa kelemahan dalam
sistem penjualan menggunakan model REA ini, maka penulis memberikan beberapa
saran untuk memperbaiki diagram dan aplikasi yang terkait dengan REA :
11.Dengan
adanya sistem informasi maka dapat membantu pemilik dalam membuat
keputusan karena tepatnya informasi
(akurat), relevan, dan tepat waktu.
Untuk penelitian berikutnya, dari database tersebut perlunya dilakukan
normalisasi agar menghindari dari masalah anomaly update, insert, dan delete.
2.
Saran untuk peneliti lanjutan yaitu penambahan petunjuk penggunaan menu ( Help ) dan melanjutkan aplikasi ini sampai ke dalam bentuk
penjurnalan memperbarui sistem aplikasi penjualan yang dibuat untuk mempermudah
transaksi penjualan yang telah dibuat oleh penulis.
DAFTAR PUSTAKA
Bin Ladjamudin, Al-Bahra, 2005, Analisis Dan Desain
Sistem Informasi, Penerbit: Graha Ilmu, Yogyakarta.
Jogiyanto H.M.,2005, Analisis & Desain Sistem Informasi
: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI ,
Yogyakarta.
Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J., Warfield, Terry
D., 2005, Intermediate Accounting, Eleventh Edition, John Wiley & Sons, New
Jersey.
Leo Sukmawijaya, 2010, Penggunaan Model Resource Event
Agent Sebagai Alat Bantu Dalam Pembuatan Sistem Informasi Penggajian Pada
Lembaga Non Formal, Skripsi Sarjana FE Universitas Gunadarma, Depok.
Luky Syaifulloh, 2011, Perancangan Sistem Informasi
Akuntansi Penjualan Motor pada PT BINTANG CITRA MOTOR dengan Menggunakan
Microsoft Visual Basic 6.0 dab Microsoft SQL Server 2000 Berbasis Client
Server, Tugas Akhir D-III Universitas Komputer Indonesia, Bandung.
McCarthy, W, E. The REA Modelling Approach to Teaching
Accounting Information System. Issues in Accounting Education, Vol. 18, No. 4, hal 427-441
Mulyadi,
2004, Sistem Akuntansi, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta.
Oviliani Yenty Yuliana, Pendekatan Model REA dalam Perancangan
Database Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan, Jurnal Akuntansi
& Keuangan, Vol. 3, No. 1, Mei 2001, Universitas Kristen Petra, hal. 67-88.
Soemarso SR, 2004, Akuntansi
Suatu Pengantar, Buku 1, Edisi ke-5, Penerbit: PT. Rimeka Cipta, Jakarta
Susanto, Azhar, 2004, Sistem Informasi Akuntansi
Konsep dan Pengenbangan Berbasis Komputer, Penerbit: Lingga Jaya, Bandung.
Tanjung, Abdul Hafiz, 2008,
Akuntansi Pemerintahan Daerah, Penerbit: Alfabeta, Bandung.
